Découvrez toutes les astuces du logiciel.
Fixer une échéance de réponse à un e-mail, programmer l’envoi d’un message, envoyer une demande de réunion, générer un mailing personnalisé : Outlook est un vrai spécialiste de la communication par mail.
D’un logiciel de messagerie professionnel, on attend de nombreuses fonctionnalités. Outlook, naturellement, en regorge.
Importer messages et carnet d’adresses dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003.
Si vous avez décidé de changer de logiciel de messagerie pour choisir Outlook, sachez que vous ne perdrez aucune information. Outlook vous permet de récupérer les messages et carnet d’adresses des autres logiciels. Il vous permet également d’importer des listes des contacts, par exemple celle de votre webmail.
Dans Outlook 2013 et 2010, affichez l’onglet Fichier du ruban et sélectionnez Ouvrir (Ouvrir et exporter dans Outlook 2013). Dans le volet central, cliquez sur Importer (Importer/Exporter dans la version 2013).
Dans les autres versions, déroulez le menu Fichier, sélectionnez Importer et Exporter….
Si vous désirez importer messages et contacts à partir d’un fichier, sélectionnez l’option Importer à partir d’un autre programme ou fichier.
Demander un accusé de réception avec Outlook
Cette astuce est valable pour les logiciels Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007.
Le webmail Outlook.com / Hotmail ne dispose pas, lui, de cette fonction.
Vous voulez vous assurer que votre correspondant recevra un courrier particulièrement important que vous lui envoyez ? Demandez-lui un accusé de réception ou une confirmation de lecture.
- L’accusé de réception est envoyé par le serveur qui réceptionne le message. Il vous informe que le message est bien arrivé dans la boîte de réception. Notez que tous les fournisseurs d’adresses électronique ne le prennent pas en charge.
- L’accusé ou la confirmation de lecture vous garantit que le message a bien été ouvert. C’est cette option qu’il vous faut donc privilégier.
1. Demander un accusé au cas par cas
Vous pouvez d’abord demander une confirmation de lecture au cas par cas. La demande s’effectue alors au moment de la composition du message.
Outlook 2016, 2013, 2010 et 2007 : dans la fenêtre de rédaction du message, affichez le ruban Options…
Cochez la case Demander un accusé de réception et surtout la case Demander un accusé de lecture.
Outlook 2000 à 2003 : dans la fenêtre de composition du message, cliquez sur le bouton Options… (vous pouvez aussi dérouler le menu Affichage et sélectionner Options….)
Dans la section Options de suivi, cochez la case Demander une confirmation de lecture pour ce message.
2. Demander un accusé pour tous les messages
Vous pouvez configurer Outlook pour demander un accusé de réception systématique pour tous les messages que vous émettez.
Dans Outlook 2016, 2013 et 2010, affichez le ruban Fichier et cliquez sur Options. Dans la fenêtre qui apparaît, affichez la section Courrier.
Dans la partie Suivi, cochez les cases Confirmation de lecture et éventuellement Accusé de réception.
Dans les autres versions, cliquez sur le menu Outils dans la fenêtre principale d’Outlook, puis choisissez Options…. Dans l’onglet Préférences, cliquez sur le bouton Options de la messagerie. Dans cette nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton Options de suivi….
Outlook 2007 : Cochez les cases Confirmation de lecture et éventuellement Accusé de réception
Outlook 2002/XP et 2003 : Cochez la case Confirmation de lecture
Outlook 2000 : Cochez la case Confirmer la lecture de chaque message que j’envoie.
Gérer les accusés de réception
A ce même endroit, vous pouvez choisir la façon dont vous réagirez face aux correspondants qui vous demanderont un accusé de réception.
Pour ne pas vous embêter, vous pouvez opter pour les options Ne jamais envoyer une réponse ou Toujours envoyer une réponse.
Si vous préférez décider au cas par cas, sélectionnez Me demander avant d’envoyer une réponse.
Gérer les fichiers attachés dans Outlook
Parce que l’on vous transmet par courrier électronique documents de travail, plannings, factures et devis, la gestion des pièces attachées est essentielle. Maitrisez-la !
Pour ouvrir et visualiser un fichier attaché
Outlook 2013, 2010 et 2007
Si vous cliquez sur l’icône du fichier joint, Outlook vous affiche un aperçu. Si le générateur d’aperçu n’est pas installé, cliquez sur le bouton Rechercher des générateurs d’aperçus en ligne. Pour ouvrir le fichier, double-cliquez sur son icône.
Outlook 2000 à 2003
Si vous lisez votre message dans le volet de visualisation, cliquez sur l’icône du fichier trombone située dans le coin supérieur droit et cliquez sur le nom du fichier que vous voulez afficher.
Si vous lisez le courrier dans une fenêtre de message indépendante, double-cliquez sur l’icône de la pièce jointe dans l’en-tête du message.
Pour enregistrer un fichier attaché
Dans Outlook, les fichiers attachés sont intimement liés aux courriers : si vous supprimez un courrier avec une pièce attachée, cette dernière est également supprimée.
Pour récupérer un fichier attaché, vous devez l’enregistrer.
- Outlook 2007 : cliquez du bouton droit de la souris sur l’icône de la pièce jointe et sélectionnez Enregistrer sous...
- Outlook 2000 à 2003 : depuis le volet de visualisation, cliquez sur l’icône du fichier joint et sélectionnez Enregistrer les pièces jointes.
- Vous pouvez aussi dans toutes les version d’Outlook, dérouler le menu Fichier, pointer sur Enregistrer les pièces jointes et cliquer sur le nom du fichier que vous voulez archiver.
Pour supprimer un fichier attaché
Outlook ne vous permet pas de supprimer un fichier attaché sans supprimer le courrier associé.
Programmer l’envoi d’un message dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007.
Vous avez besoin de pouvoir envoyer un e-mail, à une heure où vous ne pouvez pas être devant votre ordinateur ? Outlook vous permet de programmer l’envoi du message à une date et une heure précise, que vous-même spécifiez.
Créez pour cela un nouveau message, rédigez votre texte et précisez le sujet et les destinataires.
Outlook 2016, 2013, 2010 et 2007
Avant d’envoyer, affichez le ruban Options et cliquez tout à droite sur le bouton Différer la livraison.
Outlook 2003, XP et 2000
Au moment d’envoyer, déroulez le menu Affichage et sélectionnez Options.
Dans toutes les versions du logiciel, cochez la case Ne pas envoyer avant dans la section Options de remise. Précisez la date et l’heure de l’envoi puis validez en cliquant sur OK.
Pour terminer, cliquez sur le bouton Envoyer dans la partie principale de la fenêtre de rédaction du message.
Le message est alors stocké dans la Boîte d’envoi. Il ne partira qu’à l’heure programmée. Si vous disposez d’un compte POP ou IMAP, vous devez laisser Outlook ouvert et votre PC allumé. Si vous êtes sur une boîte Exchange, vous pouvez en revancher sans problème quitter le logiciel.
Traduire le texte d’un e-mail dans Outlook
Cette astuce est valable uniquement pour Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003.
Le saviez-vous ? Outlook est capable de traduire le texte de vos courriels ! Bien pratique si vous ne maîtrisez pas parfaitement les langues étrangères.
Sélectionnez la partie du texte du courriel que vous désirez traduire, cliquez du bouton droit de la souris et sélectionnez Traduire.
Un volet Rechercher apparaît alors à droite de l’écran.
Précisez si besoin les langues d’origine et de destination, puis cliquez sur le bouton vert en forme de flèche.
Le texte traduit apparaît alors dans le volet.
Envoyer un duplicata de message avec Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007.
Votre correspondant n’a pas reçu ou ne retrouve plus le message que vous lui avez envoyé ? Outlook vous permet, d’un seul geste, sans copier-coller, de lui envoyer à nouveau ce courrier.
Sélectionnez le message dans le dossier des messages envoyés puis affichez-le dans une nouvelle fenêtre, en double-cliquant dessus ou en tapant sur Entrée.
Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Actions dans Outlook 2013, Actions puis Autres actions dans Outlook 2010 ou Autres actions dans les autres version du logiciels. Sélectionnez ensuite la commande Renvoyer ce message.
Outlook crée alors un nouveau message reprenant les en-têtes et le corps du message que vous avez envoyé. Vous n’avez plus qu’à l’envoyer, après l’avoir éventuellement modifié ou complété.
Envoyer facilement un fichier de Windows en pièce jointe avec Outlook
Vous voulez envoyer par e-mail un document stocké sur votre disque dur, sans pour autant réaliser une manipulation compliquée ? Cliquez simplement sur son icône du bouton droit de la souris, sélectionnez Envoyer par e-mail.
Si Outlook n’est pas lancé, Windows le lance, puis crée un nouveau message avec le fichier que vous avez sélectionné en pièce attachée. Vous n’avez plus qu’à préciser le destinataire, à rédiger un petit texte d’accompagnement et à envoyer le message.
Notez que si un autre logiciel de messagerie se lance à la place d’Outlook, c’est que vous avez oublié de définir Outlook comme logiciel de messagerie par défaut.
Envoyer une page Web par e-mail avec Outlook
Si Outlook a été défini comme logiciel de messagerie par défaut (voyez l’astuce Faire d’Outlook le logiciel de messagerie par défaut), vous pouvez facilement par son intermédiaire envoyer une page Web par e-mail.
Si vous utilisez Internet Explorer pour naviguer
Rendez-vous sur la page que vous désirez envoyer, déroulez le menu Fichier d’Internet Explorer, sélectionnez Envoyer puis Page par courrier électronique….
Si votre logiciel de messagerie n’est pas lancé, Internet Explorer le lance, puis place la page dans une nouvelle fenêtre de rédaction. Vous n’avez plus qu’à préciser le destinataire et à cliquer sur Envoyer.
NB : Si vous décidez d’envoyer une page multi-fenêtrée (avec des cadres ou frames), cette dernière sera envoyée en pièce attachée.
Si vous voulez simplement envoyer l’adresse URL de la page, sélectionnez Envoyer puis Lien par courrier électronique… dans le menu Fichier.
Si vous utilisez Firefox pour naviguer
Firefox ne vous permet que d’envoyer le lien vers la page. Rendez-vous sur la page que vous désirez envoyer, déroulez le menu Fichier, sélectionnez Envoyer un lien vers la page….
Si votre logiciel de messagerie n’est pas lancé, Firefox le lance, puis place le lien vers la page dans une nouvelle fenêtre de rédaction. Vous n’avez plus qu’à préciser le destinataire et à cliquer sur Envoyer.
Fixer une échéance de réponse à un e-mail important dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003.
Vous avez reçu un message important auquel vous ne pouvez pas répondre tout de suite. Inscrivez-le dans votre liste de tâches et demandez à Outlook de vous rappeler ultérieurement de répondre à ce message.
Cliquez du bouton droit de la souris sur le message en question dans la liste des messages. Dans le menu contextuel qui s’affiche, cliquez sur Assurer un suivi puis sur Ajouter un rappel…
N.B. : dans le cas d’une boîte relevée en IMAP, seul la commande Ajouter un indicateur de message sera disponible. Vous ne pourrez alors qu’ajouter l’e-mail à votre liste de tâches sans pouvoir en modifier l’échéance.
Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur la liste déroulante Indicateur pour et choisissez Répondre.
Déterminez une Date de début et une Echéance pour la réponse au courrier puis, dans la zone Rappel, fixez la date et l’heure à laquelle vous souhaitez être avertie .
Validez en cliquant sur OK.
L’e-mail en question intègre alors la barre de tâches, avec pour échéance celle que vous avez fixé.
L’alerte
A l’heure que vous avez fixée pour le rappel, une fenêtre d’alerte s’affichera
Vous pourrez accéder au courrier en cliquant sur le lien Ouvrir l’élément.
Pour reporter l’alerte, indiquez un nouveau délai dans la liste déroulante et cliquez sur Répéter.
Quand vous aurez répondu à ce message, cliquez sur le drapeau rouge associé dans la liste de messages pour signaler que vous avez terminé.
Ne plus envoyer des messages au format HTML avec Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003.
Envoyer par défaut des messages au format HTML peut indisposer certains de vos correspondants qui ne peuvent pas lire ce format avec leur logiciel.
Or, par défaut, Outlook est configuré pour envoyer des courriers au format HTML. Une simple manipulation permet d’envoyer par défaut vos messages au format texte brut.
Outlook 2013 et 2010
Affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options. Dans la fenêtre qui s’affiche, affichez la section Courrier. Dans la partie Composition des messages, sélectionnez l’option Texte brut.
Autres versions
Rendez-vous donc dans le menu Outils et choisissez Options…
Sélectionnez l’onglet Format du courrier. Dans la section Format de message, sélectionnez l’option Texte brut.
Le format Texte enrichi, appelé aussi Format RTF de Microsoft Outlook dans certaines versions du logiciel, est un format propriétaire de Microsoft, qui n’est pas accepté ni lu par tous les serveurs de messagerie et logiciels. Nous vous le déconseillons donc.
Affecter une priorité à un e-mail
Parfois, vous avez intérêt à indiquer clairement que le message que vous envoyez est important, pour que le destinataire le traite rapidement. A cette fin, vous pouvez donner à votre courriel une priorité élevée. De même, si vous jugez que votre message est d’importance très relative, vous pouvez lui affecter une priorité faible.
Quelles sont les différentes priorités disponibles ?
Un e-mail peut se voir attribuer 5 niveaux de priorité (priority en anglais) :
- Maximale ou Urgent (highest)
- Haute (high)
- Normale (normal)
- Basse ou faible (low)
- Minimale (lowest)
Dans certains logiciels de messagerie (comme Windows Live Mail et Outlook Express) ou certains webmails (Outlook.com), seuls 3 niveaux sont proposés :
- Haute (high)
- Normale (normal)
- Basse ou faible (low)
Par défaut, lors de la rédaction des nouveaux messages, la priorité est fixée à Normale.
Vos questions
- Attribuer la priorité maximale à un message le fait-il arriver le message plus rapidement ?
La priorité est une information à l’intention du destinataire, qui indique seulement l’importance du message. Elle n’a aucune influence sur la vitesse d’acheminement du courrier. - A quoi donc sert la priorité ?
La priorité sert avant tout à attirer l’attention du destinataire, en distinguant le message dans la boîte de réception par une couleur différente ou un petit drapeau. Certains destinataires peuvent également mettre en oeuvre des règles de messages spécifiques utilisant le critère Priorité, pour par exemple recevoir sur leur téléphone mobile uniquement les e-mails identifiés comme urgents. - La priorité est-elle standardisée ?
Aussi curieux que cela puisse paraître, aucun document standard (RFC) ne définit le champ X-Priority:, celui qui dans les en-têtes des courriers indique la priorité des messages. La priorité n’est donc pas standardisée, même si elle est couramment utilisée. Notez qu’un champ Importance: a été introduit dans la RFC 2421 mais reste peu utilisé.
Affecter une priorité à un message dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003.
Lorsque vous envoyez un nouveau courrier ou répondez à un message, vous pouvez lui assigner un niveau de priorité pour que le destinataire puisse visualiser son importance dès sa réception. Il pourra ainsi le lire aussitôt reçu (Priorité haute) ou lorsqu’il en aura le temps (Priorité basse).
Visualiser le niveau de priorité des messages
Dans Outlook, un message de priorité haute est signalé dans la liste des messages par un point d’exclamation (
). Un message de priorité basse par une flèche vers le bas (
).
Changer la priorité d’un message à l’envoi
Ouvrez une fenêtre de rédaction d’un nouveau message.
Outlook 2013, 2010 et 2007 : dans le ruban Message, cliquez sur le bouton Importance haute ou Importance basse, selon la priorité que vous voulez définir.
Outlook 2003, 2002/XP et 2000 : cliquez sur le bouton correspondant à la priorité choisie dans la barre d’outils.
Vous pouvez aussi dérouler le menu Affichage et sélectionner Options… Dans la fenêtre qui s’affiche alors, vous pourrez modifier la priorité du message en cours.
Retarder le rapatriement des courriers volumineux avec Outlook
Lorsque vous devez relever votre boîte pour lire un message urgent, subir le chargement d’un courrier volumineux (une vidéo de 2 Mo envoyée par votre meilleur ami par exemple) est extrêmement énervant.
Outlook vous permet heureusement de reporter ces longs chargements : le logiciel ne charge alors que les premières lignes des messages volumineux. Vous suivrez ensuite ses indications pour charger la totalité des messages, quand vous en aurez le temps.
Outlook 2013 et 2010
Affichez l’onglet Fichier du ruban, puis, cliquez sur Options. Dans la section Options avancées de la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir.
Outlook 2007
Déroulez le menu Outils et choisissez Options…. Dans l’onglet Messagerie, cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir.
Sélectionnez ensuite le groupe d’envoi/réception que vous utilisez (par défaut : Tous les comptes) et cliquez sur le bouton Modifier.
Sélectionnez un compte POP puis cochez l’option Télécharger l’élément complet y compris les pièces jointes. Cochez la case Télécharger uniquement les en-têtes pour les éléments supérieurs à 50 Ko. Vous pouvez ajuster ce seuil.
Outlook 2000 à 2003
Rendez-vous dans le menu Outils, choisissez Options….
Dans l’onglet Remise du courrier, cochez l’option Ne pas télécharger les messages plus grands que xx Ko, et fixez vous-même la limite.
Afficher le code source d’un message dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007.
Pour visualiser le code source d’un message dans Outlook, affichez simplement le message en question en le sélectionnant dans la liste ou en l’ouvrant dans une fenêtre de visualisation.
Dans Outlook 2016, 2013 et 2010, ouvrez le message concerné. Dans le ruban Message, cliquez sur le bouton Actions (en dessous du bouton OneNote), sélectionnez Autres actions puis Afficher la source.
Dans les autres versions du logiciel (2007, 2003, etc.), cliquez ensuite du bouton droit de la souris sur le contenu du message, puis sélectionnez la commande Afficher la source dans le menu qui s’affiche.
Outlook vous affiche alors le source du courriel dans une fenêtre du bloc-notes de Windows.
N.B. : Outlook ne propose cette option que pour les e-mails au format HTML. Pour Outlook donc, code source = code HTML.
Afficher les entêtes d’un message dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007.
Vous avez reçu un message, et vous aimeriez bien en savoir plus sur son véritable auteur, son parcours ou son codage : affichez le détail des en-têtes.
Dans Outlook 2016, 2013 et 2010, ouvrez l’e-mail concerné dans une nouvelle fenêtre (en double-cliquant dans la liste des messages).
Affichez alors le ruban Fichier. Dans la section Informations, cliquez sur le bouton Propriétés.
Les en-têtes s’affichent alors dans une nouvelle fenêtre.
Dans les autres versions (2007, 2003, etc.), sélectionnez le message dans la liste, cliquez du bouton droit de la souris et sélectionnez Options ou Options des messages…
Vous pouvez également afficher le message dans une fenêtre indépendante, dérouler le menu Affichage et cliquer sur Options (dans Outlook 2007, cliquez sur la petite flèche à droite de la mention Options du ruban).
En bas de la fenêtre Options des messages qui s’affiche, s’affichent les en-têtes dans leur intégralité.
Annuler l’envoi d’un message dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007.
Vous avez fait une erreur dans un message, écrit une énormité ou oublié une pièce jointe ? Si vous et votre destinataire utilisez des comptes Exchange, vous pouvez rappeler (annuler) votre e-mail avec Outlook et si besoin le remplacer.
ATTENTION : La fonctionnalité de rappel de message d’Outlook n’est disponible que lorsque le destinataire et vous-même utilisez des comptes Exchange au sein de la même organisation. Il n’est donc pas possible de rappeler les messages envoyés à des adresses e-mail extérieures à votre entreprise.
Dans le volet Dossiers à gauche, affichez le dossier Éléments envoyés de votre compte.
Ouvrez le message à récupérer dans une fenêtre indépendante, en double-cliquant dessus ou en le sélectionnant puis en tapant Entrée.
Dans l’onglet Message, cliquez sur le bouton Actions ou Autres actions de déplacement (en dessous du bouton OneNote) puis sélectionnez Rappeler ce message…[Remarque]Si la commande n’apparaît pas, c’est que vraisemblablement vous ne disposez pas de compte Exchange ou que la fonctionnalité n’est pas disponible dans votre organisation.[/remarque]
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez une des 2 options : Supprimer les copies non lues de ce message ou Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message, puis cliquez sur OK.
Si vous avez choisi la seconde option pour envoyer un message de remplacement, Outlook vous ouvrira une fenêtre de rédaction de message reprenant le contenu du message annulé. Vous pourrez le corriger puis cliquer sur Envoyer.
A savoir
- Si vous avez coché la case M’avertir si le rappel a réussi ou échoué pour chaque destinataire, vous recevrez des messages vous informant sur le déroulé du rappel.
- Si le message d’origine a été lu ou déplacé avant son rappel, il ne pourra pas être supprimé
- Quel que soit le résultat de l’opération, le destinataire est averti lorsque qu’un message est supprimé ou fait l’objet d’un rappel.
Insérer automatiquement une signature avec Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007.
Pour communiquer vos coordonnées à tous vos correspondants, pour présenter les derniers produits ou services de votre entreprise, vous avez la possibilité d’ajouter automatiquement un petit bout de texte à la fin de vos messages sortants : il suffit pour cela de créer une signature. Outlook vous permet de gérer cela tout simplement.
Outlook 2016, 2013 et 2010
Affichez le ruban Fichier puis cliquez sur Options. Dans la fenêtre qui apparaît, rendez-vous dans la section Courrier et cliquez sur le bouton Signatures.
Outlook 2007 et 2003
Sélectionnez Options… dans le menu Outils. Rendez-vous ensuite dans l’onglet Format du courrier. Cliquez sur le bouton Signatures…
Pour créer une nouvelle signature, cliquez sur le bouton Nouveau.
Donnez un nom à votre signature, puis tapez le texte dans le champ en bas de la fenêtre. Vous pouvez en modifier l’apparence en changeant de police de caractère, de taille, de couleur, utiliser le gras, l’italique et le souligné. Vous pouvez même insérer des images et des liens.
Cliquez sur le bouton Enregistrer (Terminer dans Outlook 2003).
Vous devez ensuite préciser comment vont s’afficher les signatures. Dans presque toutes les versions du logiciel, cela se fait directement depuis la fenêtre de modification des signatures. Dans Outlook 2003, cela se passe dans la fenêtre Options (onglet Format du courrier).
- Dans la première liste déroulante, sélectionnez le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature.
- Sélectionnez ensuite dans la liste Nouveaux messages la signature que vous désirez ajouter aux messages que vous créez.
- Si vous désirer insérer votre signature dans les messages transférés ou les réponses, sélectionnez une signature dans la liste Réponses /transferts.
Cliquez enfin sur le bouton OK.
Outlook 2000
Sélectionnez Options… dans le menu Outils. Rendez-vous ensuite dans l’onglet Format du courrier.
Dans la zone Signature, cliquez sur le bouton Sélecteur de signatures.
Pour en créer une signature, cliquez sur le bouton Nouveau. Donnez ensuite un nom à votre signature, et sélectionnez l’option Démarrer avec un exemplaire vide. Cliquez sur Suivant.
Vous pouvez alors taper votre signature.
Cliquez enfin sur Terminer. Vérifier dans l’écran suivant que tout est correct et cliquez sur OK.
Dans la fenêtre qui reste ouverte, sélectionnez votre signature comme signature par défaut et cliquez sur OK.
Vous pouvez à cet endroit d’inclure ou non la signature lors des réponses ou des transferts des messages. Cochez ou décochez simplement Ne pas utiliser lors de la réponse ou du transfert.
Drôle d’endroit pour placer une signature
Notez qu’Outlook a un défaut : lors d’une réponse ou un transfert, il place la signature en dessous de votre message et au dessus des citations, et non tout en bas des messages comme le veut l’usage…
Créer un modèle de message dans Outlook
Vous voulez des e-mails bien présentés, reprenant la charte graphique de votre entreprise, des mises en pages ou des contenus spécifiques ? Vous avez tout intérêt à créer des templates. Outlook vous permet d’en créer simplement.
Créer un modèle
Commencez par composer un message, qui vous servira de courrier-type. Ce message peut avoir une mise en forme spéciale ou simplement contenir un courrier type.
Une fois votre message composé, enregistrez-le.
Pour cela, affichez le ruban Fichier puis cliquez sur Enregistrer sous.
Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le format Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante Type, choisissez éventuellement un répertoire de stockage puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Utiliser un modèle
Pour utiliser votre modèle, cliquez sur le bouton Nouveaux éléments dans le ruban Accueil d’Outlook, sélectionnez Autres éléments puis Choisir un formulaire.
Dans la fenêtre qui apparaît, déroulez la liste Regarder dans et affichez la section Modèles dans le fichier système.
Double-cliquez enfin sur le nom de votre modèle pour créer un nouveau message.
Mettre en forme les messages dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007.
Outlook vous permet de composer aisément des e-mails au format HTML, qui comporteront donc, comme dans une page Web, du texte mis en forme et en couleurs, des images, des liens ou des tableaux.
Pour composer un e-mail en HTML, créez un nouveau message. Composez votre e-mail naturellement, comme vous le feriez dans un traitement de texte, en utilisant les différents outils du ruban Message.
Vous pouvez aussi utiliser la barre de commandes contextuelle qui s’affiche lorsque vous cliquez du bouton droit après avoir sélectionné un morceau de texte.
Dans Outlook 2000, 2002, 2003, vous trouverez les commandes dans la barre d’outils qui s’affiche en haut de la fenêtre de rédaction.
Mettre en forme le texte
La première partie de la barre vous permet de définir la police de caractères et la taille. Dans certaines vieilles versions du logiciel, une liste déroulante vous permet de choisir parmi des styles prédéfinis.
La partie suivante permet de définir les enrichissements du texte : gras, italique, souligné et couleur.
La dernière partie vous permet de caler votre texte dans la page (puces et numéros, retraits et alignement). Dans certaines versions du logiciel, vous pouvez également ajouter une barre horizontale.
Notez enfin que l’icône représentant une gomme en haut à droite du bloc permet de nettoyer et d’effacer toute la mise en forme d’un bloc de texte sélectionné.
Dans l’onglet Options, vous pourrez choisir un thème prédéfini, changer la couleur générale etr la police du message, et enfin définir une couleur de fond (Couleur de page).
Dans l’onglet Format du texte, vous trouverez l’ensemble des options de mise en forme du texte (dont barré, souligné, mis en surbrillance, etc.)
Insérer des images et des liens
Pour insérer des éléments dans votre message, affichez le ruban Insertion.
Vous pouvez alors créer un tableau, insérer une image, des formes, un graphique SmartArt, un un lien hypertexte, etc.
Lorsque vous insérez un élément, Outlook affiche dans le ruban toutes les options de mise en page disponibles pour cet élément : style et couleur de bordures pour un tableau, habillage et effets artistiques pour une image,Dans les anciennes versions d’Outlook (2003, 2002, 2000)
- Pour insérer un lien, sélectionnez le texte ou l’image que vous voulez lier, déroulez le menu Insertion et choisissez Lien hypertexte…. Vous pouvez alors dans la boîte de dialogue taper l’URL désirée.
- Pour insérer une image, déroulez le menu Insertion et sélectionnez Image…. Vous pouvez alors dans la boîte de dialogue parcourir votre disque dur pour sélectionner une image(ou éventuellement taper l’adresse d’une image sur le Net), préciser le texte alternatif de l’image et ajuster l’alignement par rapport au texte.
- Pour modifier l’arrière plan, déroulez le menu Format, puis sélectionnez Arrière-plan. Vous pouvez à cet endroit de modifier la couleur de fond, ou d’ajouter une image de fond au courriel.
Composez bien, renseignez les en-têtes du mail et n’oubliez pas de cliquer sur Envoyer à la fin !
Choisir Word comme éditeur de messagerie dans Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2003, Outlook 2002/XP et Outlook 2000. Elle n’est pas valable pour Outlook 2016, 2013, 2010 et 2007.
Vous trouvez que les fonctions de mises en forme des messages sous Outlook sont réduites ? Vous utilisez régulièrement Word ? Utilisez donc ce dernier comme éditeur pour Outlook.
Pour utiliser Microsoft Word comme éditeur de messagerie électronique, déroulez le menu Outils et sélectionnez Options…. Affichez l’onglet Format du courrier.
Cochez l’option Utiliser Word pour modifier des messages électroniques.
Désormais lorsque vous créerez un nouveau message, Outlook utilisera Word.
Toutes les fonctionnalités de Word sont disponibles à partir d’Outlook : correction automatique, correction en cours de frappe, puces et numéros automatiques, tableaux, conversion automatique des adresses de messagerie et des adresses Internet en liens hypertextes, et mise en forme automatique.
NB : si vos correspondants n’ont pas Word, ou pas la bonne version du logiciel, certaines mises en forme n’apparaîtront pas dans le message.
Vérifier l’orthographe des messages avec Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003.
Pour vous permettre d’envoyer des messages sans fautes, Outlook dispose d’un correcteur orthographique intégré. Vous avez plusieurs façon de l’utiliser.
1ère méthode : en cours de frappe
Au cours de la rédaction d’un courrier, si vous avez configuré le logiciel pour, le correcteur peut vous signaler les mots à l’orthographe douteuse.
Pour entreprendre des corrections, cliquez du bouton droit de la souris sur le mot souligné et choisissez l’orthographe adéquate, parmi les propositions que vous fait le correcteur.
La correction s’effectue alors automatiquement.
Si le mot que vous tapez existe mais n’est pas reconnu par le correcteur (c’est souvent le cas pour des termes techniques compliqués ou des noms propres), sélectionnez l’option Ajouter au dictionnaire. Le logiciel ne considérera plus à l’avenir ce mot comme douteux.
2ème méthode : avant l’envoi
Plutôt que d’effectuer les modifications au fur et à mesure, vous pouvez aussi balayer le texte lorsque vous avez fini de le rédiger. Cliquez à cet effet sur le bouton Orthographe dans la barre d’outils (il peut être masqué si la fenêtre n’est pas assez large, cliquez alors sur les 2 flèches de droite pour le faire apparaître.).
Le logiciel balaye alors tout le texte et vous suggère des corrections dans une fenêtre indépendante. Il vous suffit pour chaque cas de cliquer sur Ignorer si vous ne voulez pas de modification, ou sinon de sélectionner une proposition du correcteur et de cliquer sur le bouton Modifier.
Les options du correcteur orthographique
Pour personnaliser le fonctionnement du vérificateur d’orthographe, cans Outlook 2013 et 2010, affichez le ruban Fichier, cliquez sur Options et affichez la partie Composition des messages dans la section Courrier. Dans les versions plus anciennes d’Outlook, déroulez le menu Outils, cliquez sur Options… et sélectionnez l’onglet Orthographe.
Si vous décochez l’option Vérifier l’orthographe au cours de frappe, le logiciel arrêtera de vous souligner les mots douteux au cours de la rédaction.
Si vous cochez l’option Toujours vérifier l’orthographe avant l’envoi, le correcteur orthographique se déclenchera à chaque fois que vous cliquerez sur le bouton Envoyer. Il ne partira véritablement qu’à la fin de la correction.
Vous avez également tout intérêt à vérifier que l’option Ignorer le texte du message d’origine pour la réponse ou le transfert est bien cochée : cela vous évitera de perdre du temps à corriger l’orthographe des correspondants que vous citez.
Insérer des blocs de texte enregistrés dans Outlook
Dans le cadre d’une utilisation professionnelle de l’e-mail (prospection, relation client, support par e-mail ou simple communication), on est souvent amené à inclure les mêmes informations ou expressions dans les messages : une adresse de contact, des indications pratiques, une procédure à suivre ou des formules de politesse par exemple. Pourquoi donc à chaque fois retaper ou copier-coller les mêmes bouts de textes à partir d’un ancien e-mail ou d’un document externe ? Outlook dispose d’une fonctionnalité, baptisée QuickPart (anciennement Insertion automatique), qui permet d’enregistrer et d’insérer des blocs de texte personnalisés dans vos messages. QuickPart vous fera gagner un temps considérable.
Créer un bloc de texte QuickPart
Pour enregistrer un QuickPart que vous pourrez utiliser dans vos messages, ouvrez un ancien message dans une fenêtre indépendante (en double-cliquant dessus depuis la liste des messages) et sélectionnez le bout de texte que vous souhaitez enregistrer. Vous pouvez aussi créer un nouveau message, taper votre texte, puis le sélectionner.
Affichez le ruban Insertion d’Outlook et cliquez sur la commande QuickPart. Cliquez ensuite sur Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.
Dans la fenêtre qui s’affiche, donnez un nom explicite à votre bloc de texte et cliquez sur OK.
Dans le menu déroulant Options, vous pouvez opter pour Insérer le contenu dans son paragraphe pour que le texte soit inséré quoi qu’il arrive dans un paragraphe séparé (même si le curseur se trouve au milieu d’un paragraphe).
Insérer un bloc QuickPart
Une fois enregistré, votre bloc de texte sera accessible via la commande QuickPart du ruban Insertion : il vous suffira de cliquer sur son aperçu pour l’insérer dans vos messages.
Vous pouvez également taper le nom de votre QuickPart dans le message puis appuyer sur Entrée quand Outlook vous le proposera.
Modifier ou supprimer un bloc QuickPart
Pour modifier un bloc QuickPart, cliquez sur le bouton QuickPart, cliquez du bouton droit de la souris sur les aperçus puis sélectionnez Organiser et supprimer…
Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez éditer ou supprimer vos blocs QuickPart.
Choisir un papier à lettres dans Outlook
Côté bonnes manières, le courrier électronique, c’est un peu comme le courrier postal. Pour bien communiquer, il peut être utile d’utiliser un papier à lettres. Outlook vous permet justement d’ajouter une image d’arrière-plan à vos courriers. Mieux que cela, il vous permet d’utiliser des polices de caractères tout en couleur.
Sous Outlook 2016, 2013, 2010 et 2007, cette fonctionnalité n’est disponible que si Word est installé sur votre PC.
1. Affichez la liste des décors disponibles
Dans Outlook 2016, 2013 et 2010, cliquez sur le bouton Nouveaux éléments dans le ruban Accueil. Dans les autres versions, déroulez le menu Actions.
Sélectionnez Nouveau message en utilisant, puis cliquez sur le papier à lettres que vous souhaitez utiliser. Si le papier souhaité ne figure pas dans la liste, cliquez sur Davantage de papier à lettres.
2. Visualisez les différents décors
Aquarelle, Peacok ou Raffiné : les noms des décors ne sont pas toujours très parlants. Cliquez donc sur un nom : un aperçu s’affiche dans le cadre du bas.
3. Appliquez le décor à votre message
Cliquez pour cela simplement sur OK.
4. Adoptez définitivement un papier à lettres
Un de ces décors vous plaît ? Pour utiliser tout le temps le même papier à lettres, dans Outlook 2016, 2013 et 2010, affichez le ruban Fichier puis cliquez sur Options. Dans les autres version, ouvrez le menu Outils et cliquez sur Options.
Dans la section Courrier / Composition des messages cliquez sur le bouton Papier à lettres et polices…
Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez l’onglet Format du courrier. Vérifiez d’abord dans la section Format de message que c’est bien l’option HTML qui est sélectionnée.
Dans la zone Papier à lettres et polices…
- Outlook 2016, 2013, 2010 et 2007 : cliquez sur le bouton Papiers à lettres et polices... Cliquez ensuite sur le bouton Thèmes… Sélectionnez votre papier à lettres.
- Outlook 2002 et 2003 : cliquez sur le bouton Sélecteur de papiers peints. sélectionnez votre papier à lettres par défaut, puis cliquez sur OK.
- Outlook 2000 : sélectionnez votre papier à lettres par défaut, puis cliquez sur OK.
Vérifiez que votre modification a bien été prise en compte, en cliquant sur le bouton Nouveau Message d’Outlook.
Joindre automatiquement une carte de visite avec Outlook
Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003
Pour transmettre vos coordonnées professionnelles et privées à vos correspondants, demandez à Outlook de glisser automatiquement votre carte de visite personnelle dans chaque courrier.
Si vous n’avez pas créé d’entrée dans votre carnet d’adresses avec vos propres coordonnées, rendez-vous d’abord dans la section Contacts d’Outlook. Créez votre propre fiche, la plus détaillée possible : précisez vos coordonnées professionnelles, l’adresse de votre site Web, ajoutez-y votre photo, etc.
Dans Outlook 2013, Outlook 2010 et Outlook 2007
Rendez-vous dans la section Signatures.
Outlook 365, 2019, 2016, 2013 et 2010
Affichez l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options. Dans la fenêtre qui apparaît, rendez-vous dans la section Courrier et cliquez sur le bouton Signatures.
Outlook 2007
Sélectionnez Options… dans le menu Outils. Rendez-vous ensuite dans l’onglet Format du courrier. Cliquez sur le bouton Signatures…
Dans la liste des signatures, sélectionnez une signature existante. Si aucune signature n’a été créée, cliquez sur Nouveau et donnez un nom à votre nouvelle signature.
Cliquez sur le bouton Carte de visite dans la barre d’outils du cadre de modification de la signature.
Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez votre carte de visite.
Cliquez sur le bouton OK pour valider.
Pour Outlook 2003 et les autres versions
Dans la liste des signatures, sélectionnez une signature existante, puis cliquez sur Editer. Si aucune signature n’a été créée, cliquez sur Nouveau et donnez-lui un nom.
Sous Options des cartes de visite (vCard), sélectionnez votre carte dans la liste, puis cliquez sur OK.